1.1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay khi xã hội ngày càng đi lên cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì không ai có thể phủ nhận vai trò của Công nghệ thông tin ngày càng xâm nhập rộng rãi trong các lĩnh vực của cuộc sống. Từ các công sở, cơ quan nhà nước, công ty, văn phòng, sử dụng các ứng dụng của công nghệ thông tin để quảng bá sản phẩm đến với công chúng đã không còn xa lạ với mọi người.
Có thể thấy công tác quản lý công văn chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hiện tại, công tác quản lý văn bản của các cơ quan, doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là thủ công và trên giấy tờ. Làm thế nào để thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp về việc quản lý văn bản? Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời? Như chúng ta đã biết, việc quản lý công văn của rất nhiều trường học,văn phòng vẫn tiến hành rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét thông tin về một công văn đến hoặc công văn đi. Cũng như rất khó có thể thống kê nhanh chóng được số công văn đến và đi, từ thực tế như vậy em đã tiến hành xây dựng một phần mềm quản lý công văn. Để đưa người dùng đến gần hơn với công nghệ thông tin và thân thiện hơn em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý công văn”. Hi vọng rằng phần mềm mà nhóm em xây dựng có thể đưa vào được áp dụng thực tế giúp thuận lợi hơn cho việc quản lý của một số cơ quan, văn phòng.
1.2 Mục tiêu của đề tài
Phần mềm quản lý công văn là một giải pháp quản lý công văn hoàn chỉnh trong việc tin học hóa công việc hành chính. Phần mềm tập trung vào việc quản lý công văn cũng như các loại văn bản giấy tờ khác tại cơ quan một cách dễ dàng và hợp lý. Giúp cho người lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị ra các chỉ thị, các quyết định một cách nhanh chóng chuyển đến đúng đối tượng cần hướng tới và theo dõi được tình trạng của chỉ thị mình ban ra.
Phần mềm quản lý công văn được xây dựng trên nền web với các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và một hệ quản trị cơ sở mạnh giúp cho việc triển khai một cách dễ dàng và có tính bảo mật cao.
1.3 Giới hạn và phạm vi của đề tài
Đề tài xây dựng được sử dụng các công nghệ mới trong lập trình như ASP.NET, LINQ, SQL Server 2008 và Công cụ lập trình Visual Studio 2010.
Hệ thống Quản lý công văn sẽ được triển khai tại Trung tâm phần mềm – Khoa CNTT - Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Hưng Yên.
1.4 Nội dung thực hiện
Nội dung thực hiện/nghiên cứu cụ thể như sau:
- Nghiên cứum tìm hiểu một số phần mềm quản lý công văn trên internet.
- Phân tích yêu cầu và đề xuất xây dựng phần mềm.
- Thiết kế đặc tả hệ thống.
- Xây dựng Cơ sở dữ liệu.
- Lập trình cho các Module của hệ thống
- Kiểm thử hệ thống.
- Triển khai thực nghiệm hệ thống trên mạng Internet.
1.5 Phương pháp tiếp cận
- Cách tiếp cận : Nghiên cứu các phần mềm quản lý công văn và sử dụng công nghệ ASP.NET
- Sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
o Phương pháp đọc tài liệu;
o Phương pháp phân tích mẫu;
o Phương pháp thực nghiệm.
1.1.1 Xác định yêu cầu hệ thống
Từ dữ liệu yêu thu thập được trong quá trình khảo sát, có thể xác định được hệ thống gồm những chức năng chính sau đây:
- Yêu cầu phi chức năng :
o Giao diện hài hòa, dễ sử dụng, thân thiện với người dung.
o Bảo mật tương đối tốt, dễ bảo trì.
- Yêu cầu chức năng :
Bảng 3‑1: Yêu cầu chức năng
|
TT
|
Loại yêu cầu
|
Chi tiết yêu cầu
|
|
1
|
Yêu cầu hệ thống
|
Quản lý tài khoản, đăng nhập, …
|
|
2
|
Yêu cầu nghiệp vụ
|
Quản lý người dùng, tạo nhóm, xem công văn, danh sách loại công văn, tìm kiếm công văn ….
|
1.1.2 Phân tích hệ thống
Sau khi khảo sát và xác định được các yêu cầu của hệ thống, có thể phân tích để đưa ra các quy trình nghiệp vụ chung của hệ thống bao gồm các phần:
- Quyền admin:
o Admin 1: Là người giáo vụ khoa, có quyền thêm, sửa, xóa công văn. Khi nhập mới một công văn thì công văn đó sẽ chuyển đến admin 2 để chờ phê duyệt.
o Amin 2: Là người lãnh đạo cao nhất, có quyền như admin 1, và sẽ là người phê duyệt công văn mới trước khi hiển thị cho người dùng xem.
- Quyền người dùng:
o Người dùng có thể xem các công văn đã được phê duyệt, có thể gửi công văn đó cho một email bất kì, hoặc tìm kiếm một công văn bất kì có trong hệ thống.
o Xem công văn: Người dùng có thể xem công văn theo 2 tiêu chí: công văn đến, công văn đi. Có thể xem chi tiết và gửi đến bất kì một email nào công văn đó.
o Nhập nội dung công văn: Đây là chức năng dành cho admin. Khi nhận được công văn người admin sẽ nhập công văn và chueyern đến lãnh đạo cấp trên chờ phê duyệt. Ngoài ra cũng có thể thêm, sửa, xóa công văn này.
o Quản lý loại công văn: Đây là chức năng của admin. Quản lý loại các loại công văn một cách dễ dàng thêm, sửa, xóa loại công văn.
o Quản lý nhóm người dùng: Đây là chức năng của admin. Cấp tài khoản cho người dùng.
o Tìm kiếm công văn: Người dùng có thể tìm kiếm mọi công văn theo nhiều tiêu trí khác nhau.
1.1.3 Quy trình quản lý công văn đến
Quản lý công văn đến:
- Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến ( lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở )
- Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn là loại được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ, khiếu nại.
- Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.
- Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽ soạn thảo, trình Hiệu Trưởng, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi.
- Công văn đến có các thông tin sau :
o STTCV: số thứ tự công văn
o Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gửi.
o Ngày CV: ngày ghi trên công văn.
o Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gửi.
o Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm
o Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản.
Quản lý công văn đi:
- Quy trình quản lý công văn đi bao gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gửi công văn đi; vào sổ công văn.
- Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sự phân công của 1 cán bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình.
- Công văn đã được ký sẽ in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê đóng dâu và gửi đi.
- Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gửi công văn đến các địa chỉ cần thiết.
- Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ tiêu đề của công văn.
- Công văn đi có các thông tin :
o Số CV: số của công văn đi.
o Ngày CV: ngày gửi công văn đi.
o Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của 1 cơ quan.
o Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn.
o Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm
o Trích yếu công văn: tóm tắt nội dung.
Nguồn: Sharecode.vn