BÁO CÁO ĐỒ ÁN
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Nhóm 13
Thành viên nhóm:
-
Trần Trung Kiên - 1520562
-
Phạm Quốc Huy - 102162
-
Phan Văn Tuyên - 231062
Quản lý khách sạn: Xây dựng chương trình quản lý khách sạn
______________________________________________________________
-
Thời gian thực hiện và mục tiêu
-
Thời gian: 22/03/2020
-
Mục tiêu:
Nhằm đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạt động kinh doanh và để giảm bớt thời gian tìm kiếm, theo dõi hoạt động của khách sạn trong việc quản lý. Chương trình “Quản lý Khách sạn” ra đời nhằm đáp ứng vấn đề sau:
-
Giúp khách sạn quản lý được tình trạng phòng thuê.
-
Cập nhật, thêm, xóa, sửa, tra cứu các thông tin về khách hàng.
-
Quản lý được các dịch vụ của khách sạn và các khách hàng sử dụng dịch vụ trong khách sạn.
-
Thống kê doanh thu phòng thuê, doanh thu dịch vụ.
-
Đối tượng và phạm vi ứng dụng
-
Bộ phận lễ tân (nhân viên khách sạn).
-
Ứng dụng cho khách sạn vừa và nhỏ (10-20 phòng).
-
Mô tả chung và các quy trình nghiệp vụ chính
-
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ trực tiếp để tiến hành làm thủ tục đăng ký thuê phòng. Bộ phận lễ tân (BPLT) kiểm tra yêu cầu của khách và tình trạng phòng, và lưu lại thông tin của khách hàng.
-
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký nhận phòng thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như những thông tin cần thiết mà Bộ phận Lễ tân yêu cầu đồng thời khách hàng phải gửi cho BPLT giấy tờ tùy thân của mình như: CMND hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng. BPLT sẽ giữ lại các loại giấy và các văn bằng này cho đến khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng.
-
Tiếp đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách.
-
Trong thời gian ở khách sạn, khách hàng có thể sử dụng các thức uống có sẵn trong phòng hoặc các dịch vụ của khách sạn. Khi khách hàng sử dụng dịch vụ sẽ do BPLT tiếp nhận và thanh toán khi khách trả phòng.
-
Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, chính sách trả phòng, các dịch vụ đã sử dụng trong thời gian khách ở khách sạn. Sau đó sẽ tổng hợp lại và in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán đồng thời sẽ trả lại giấy tờ tùy thân cho khách.
-
Khách sạn có nhiều loại phòng, tuỳ theo từng loại phòng (phòng thường, phòng VIP, phòng đơn, phòng đôi) mà có giá phòng và tiện nghi khác nhau.
-
Khách sạn còn có những dịch vụ ăn uống, karaoke, giặt ủi …
-
Sau mỗi tháng quản lý khách sạn sẽ tiến hành tính doanh thu phòng thuê, doanh thu dịch vụ
-
Các quy trình nghiệp vụ chính
-
Chức năng quản lý
-
Quản lý khách hàng
-
Khi khách đến đăng ký và nhận phòng ở khách sạn, mỗi người đều phải cung cấp những thông tin như: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại, số CMND…để BPLT có thể quản lý và trích suất thông tin theo yêu cầu
-
Quản lý phòng
-
Khách sạn sẽ có nhiều loại phòng, mỗi loại có nhiều phòng, mỗi phòng có nhiều trang thiết bị khác nhau. Vì vậy, các phòng của khách sạn phải được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng, giá,…
-
Hiện tại, khách sạn gồm 4 loại phòng : thường đơn, thường đôi, VIP đơn, VIP đôi. Mỗi loại phòng thì có giá khác nhau.
-
Quản lý đăng ký thuê phòng: Khi khách đến thuê phòng, bộ phận lễ tân phải ghi nhận lại các thông tin có liên quan đến khách theo quy định chung của khách sạn để tiện cho việc quản lý khách trong thời gian họ đăng ký thuê phòng .Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên họ tên khách đăng ký, phòng thuê, ngày đến, ngày đi và số điện thọai liên lạc, số cmnd,…
-
Quản lý thông tin nhận phòng: Sau khi đã làm thủ tục đăng ký thuê phòng, khách thuê sẽ được bộ phận lễ tân trao phòng và chính thức ghi nhận thời gian mà họ nhận phòng. Khách sạn sẽ quản lý những thông tin như số phòng nhận, họ tên người nhận phòng, ngày nhận,…
-
Quản lý việc trả phòng: Khi khách thuê có muốn trả phòng thì bộ phận lễ tân có nhiệm vụ kiểm tra lại phòng mà họ trả dựa trên thông tin nhận phòng. Đồng thời phải lập hóa đơn cho tất cả những gì mà họ phải thanh toán. Việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số phòng trả, họ tên người trả, ngày trả.
-
Quản lý dịch vụ trong khách sạn
-
Bên cạnh việc thuê phòng, khách hàng còn có nhu cầu sử dụng các loại dịch vụ. Để đáp ứng điều đó, khách sạn đã cung cấp các loại dịch vụ như nước uống massage, karaoke, giặt ủi,…
-
Trong phòng thuê sẽ có sẵn các loại nước uống, đồ ăn. Khi trả phòng nhân viên sẽ kiểm tra xem trong thời gian thuê phòng, khách hàng đã sử dụng những loại dịch vụ gì và tạo hóa đơn dịch vụ, sau đó thanh toán cho khách hàng.
-
Các yêu cầu chức năng
-
Yêu cầu lưu trữ
-
Lưu trữ thông tin khách hàng thuê phòng.
-
Lưu trữ thông tin phòng.
-
Lưu trữ thông tin tình trạng phòng.
-
Lưu trữ thông tin loại phòng.
-
Lưu trữ thông tin dịch vụ.
-
Lưu trữ thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng.
-
Lưu trữ thông tin phiếu thuê phòng.
-
Lưu trữ thông tin hóa đơn.
-
Yêu cầu nghiệp vụ
-
Quản lý đăng ký thuê phòng.
-
Quản lý nhận trả phòng.
-
Quản lý hóa đơn.
-
Quản lý khách hàng.
-
Quản lý dịch vụ.
-
Quản lý phòng.
-
Quản lý tình trạng phòng.
-
Sơ đồ phân rã chức năng
-
Thiết kế giao diện phần mềm
-
Form đăng nhập
-
Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống thì hệ thống sẽ kiểm tra mã nhân niên, username và password nhập vào có đúng không.
-
Nếu sai sẽ đưa ra thông báo yêu cầu đăng nhập lại, còn nếu đúng sẽ vào giao diện chính để có thể sử dụng phần mềm.
-
Nếu người dùng ấn Thoát sẽ có thông báo có muốn thoát không? Nếu chọn Yes thì sẽ thoát khỏi phần mềm.
-
Form giao diện chính
-
Giao diện trang chủ chính sẽ hiển thị Menu tất cả các chức năng của phần mềm.
-
Chức năng thuê phòng
-
Chọn khách hàng từ bảng thông tin khách hàng, nếu là khách hàng mới thì chọn thêm khách.
-
Thông tin phòng sẽ hiển thị tất cả các phòng có tình trạng trống để người dùng chọn cho khách hàng đến thuê.
-
Sau khi chọn khách và phòng thuê, nhấn nút thuê phòng, mã phiếu thuê sẽ tự động tăng và lưu, ngày đến sẽ là ngày hiện tại của hệ thống (Tình trạng phòng sẽ cập nhật từ “Trống” thành “Có khách”).
-
Chức năng trả phòng
-
Khi khách hàng muốn trả phòng, người dùng chọn mã phiếu thuê, nhần trả phòng (Tình trạng phòng sẽ cập nhật từ “Có khách” thành “Trống”).
-
Sau đó nhấn nút tính tiền và tạo hóa đơn thanh toán tiền thuê phòng cho khách hàng.
-
Chức năng sử dụng dịch vụ
-
Khi khách hàng sử dụng dịch vụ, chọn khách hàng và tạo hóa đơn sử dụng dịch vụ cho khách và nhấn tiếp “Chi tiết” sẽ hiện ra chi tiết dịch vụ.
-
Chọn dịch vụ, số lượng và tính tiền cho khách.
-
Sau khi chọn dịch vụ xong, khách thanh toán tiền thì nhấn lưu hóa đơn.
-
Chức năng tìm kiếm
-
Chọn tìm kiếm theo: Số CMND hay Tên.
-
Nhập từ khóa cần tìm kiếm và nhấn nút “Tìm kiếm”
-
Chọn tìm kiếm theo: Tình trạng phòng (trống, có khách) hay Loại phòng
-
Nhập từ khóa cần tìm và nhấn nút “Tìm kiếm”.
-
Chức năng thống kê doanh thu
-
Thống kê doanh thu thuê phòng: Chọn ngày và nhấn “Thống kê”.
-
Thống kê doanh thu dịch vụ: Chọn ngày và nhấn “Thống kê”.
XEM THÊM ==> Hướng dẫn cài đặt chi tiết
Nguồn: Sharecode.vn