Tóm tắt những điểm cần nhớ

• Biết được lợi ích của việc sử dụng chữ ký trong email RoundCube.

• Nắm rõ 5 bước cơ bản để tạo chữ ký nhanh chóng và hiệu quả.

 

Tại sao nên tạo chữ ký trong RoundCube?

 

Chữ ký email không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Cụ thể:

 

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Một chữ ký gọn gàng, đầy đủ thông tin sẽ giúp người nhận đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.

• Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng: Giúp đối tác hoặc khách hàng dễ dàng liên hệ lại qua nhiều kênh như điện thoại, website, email,...

• Quảng bá thương hiệu: Chữ ký có thể chứa logo, màu sắc nhận diện, khẩu hiệu giúp tăng nhận diện thương hiệu.

• Tiết kiệm thời gian: Mỗi lần gửi mail, chữ ký sẽ tự động được chèn vào cuối thư, bạn không cần nhập lại thủ công.

• Thêm lời kêu gọi hành động (CTA): Có thể chèn link đến trang web, mạng xã hội hoặc các chương trình ưu đãi để thúc đẩy người nhận hành động.

 

Hướng dẫn 5 bước tạo chữ ký trong RoundCube

 

• Bước 1: Đăng nhập vào RoundCube

• Bước 2: Truy cập phần cài đặt chữ ký

• Bước 3: Soạn nội dung chữ ký

• Bước 4: Lưu lại chữ ký

• Bước 5: Kiểm tra kết quả

 

Bước 1: Đăng nhập vào RoundCube

 

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào hệ thống webmail RoundCube bằng tài khoản email đã được cung cấp. Nếu chưa rõ cách truy cập, hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp hosting/email.

 

Bước 2: Mở phần cấu hình chữ ký

 

• Sau khi đăng nhập, ở giao diện chính của RoundCube, bạn nhấn vào mục Settings (Cài đặt), thường nằm ở góc trên bên phải.

• Trong danh sách menu bên trái, chọn mục Identities (Danh tính).

• Tại đây, bạn nhấn chọn địa chỉ email mà bạn muốn gắn chữ ký. Nếu bạn có nhiều địa chỉ, nhớ chọn đúng email cần chỉnh sửa.

• Ở phần Display Name, nhập tên hiển thị (ví dụ: Nguyễn Văn A hoặc Công ty ABC) – đây là tên người nhận sẽ thấy khi nhận email từ bạn.

 

 

Bước 3: Soạn nội dung cho chữ ký

 

• Ở ô Signature, bạn điền nội dung chữ ký muốn sử dụng. Bạn có thể nhập:

  • Tên cá nhân hoặc tên công ty

  • Chức danh, địa chỉ

  • Thông tin liên hệ: số điện thoại, website, email phụ,...

  • Các yếu tố nhận diện thương hiệu như slogan hoặc logo (nếu hỗ trợ chèn hình ảnh)

 

Bước 4: Lưu chữ ký

 

Sau khi hoàn tất phần nội dung, bạn nhấn Save (Lưu) để hệ thống ghi lại cấu hình chữ ký mới.

 

Bước 5: Kiểm tra kết quả

 

Bạn hãy thử tạo một email mới để xem chữ ký đã được tự động chèn vào phần cuối thư hay chưa. Nếu mọi thứ hoạt động đúng, chữ ký sẽ xuất hiện như bạn đã thiết lập.

 

 

 

Lưu ý khi tạo chữ ký trong RoundCube

 

Để có một chữ ký hiệu quả và thẩm mỹ, bạn nên cân nhắc những điểm sau:

• Giữ nội dung ngắn gọn, tránh dài dòng không cần thiết.

• Dùng font chữ dễ đọc, cỡ chữ hợp lý và bố cục rõ ràng.

• Chọn màu sắc hài hòa, có thể đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu.

• Nên có đầy đủ các thông tin cơ bản như họ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, website,...

• Dùng cùng một mẫu chữ ký cho tất cả email để duy trì tính nhất quán.